Identitätsnachweise - wer benötigt was?

Erstellt von Sonja Boege, Geändert am Do, 24 Apr um 2:56 NACHMITTAGS von Sonja Boege

Diese Checkliste dient der Prüfung, welche Nachweise erforderlich sind, wenn natürliche oder juristische Personen Änderungen an sensiblen Daten beauftragen möchten. Sie unterstützt bei der korrekten Identifikation und Legitimation – z. B. im Rahmen von Kundenanfragen, Datenkorrekturen oder Vertragsübernahmen.

⚠ Achtung: Bei Natürlichen Personen erfolgt der Nachweis über eine nachträgliche Legitimierung in De-Mail oder in Person in Berlin oder Bad Salzdetfurth vor Ort. Juristische Personen müssen den Nachweis bei Antrag auf Änderungen bereits mitschicken. Grundsätzlich benötigen wir für Änderungen am De-Mail Konto immer: Kennwort und Benutzername!

INHALTSVERZEICHNIS

Natürliche Personen (Privatpersonen & Selbstständige)
Juristische Personen des Privatrechts
Juristische Personen des öffentlichen Rechts
Zusätzliche Hinweise zur Beauftragung durch Dritte

Grundsätzlich benötigen wir immer: Kennwort und Benutzername!

Natürliche Personen (Privatpersonen & Selbstständige)

Hinweis: Natürliche Personen sind einzelne Menschen – z. B. Privatpersonen oder selbstständige Einzelunternehmer. Sie handeln im eigenen Namen und sind persönlich identifizierbar.

Privatperson

• Gültiger Personalausweis oder EU-Reisepass + aktuelle Meldebescheinigung (nPA ist möglich)

Selbstständige / Einzelunternehmer

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass (nPA ist möglich)

Gegebenenfalls:

• Gewerbeanmeldung (bei Gewerbetreibenden)

• Alternativ: Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit (z. B. Kammerausweis, Steuerbescheid)

• Optional: USt-ID oder Betriebsnummer zur Identifikation

Hinweis: Selbstständige gelten rechtlich als natürliche Personen, nicht als juristische Personen. Ausnahme: eingetragene Kaufleute (e.K.), siehe juristische Personen.

Juristische Personen des Privatrechts

Hinweis: Juristische Personen des Privatrechts sind eigenständige Organisationen, zum Beispiel Unternehmen oder Vereine, die rechtlich selbst handeln können. Vertreten werden sie durch dafür bestimmte Personen – wie etwa einen Geschäftsführer oder Vorstand.

GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

• Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)

• Personalausweis der Geschäftsführung

• ggf. Vollmacht bei Vertretung durch Dritte

AG (Aktiengesellschaft)

• Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)

• Nachweis der Vertretungsberechtigung (z. B. Vorstandsbeschluss)

• Ausweis vertretungsberechtigter Personen

e. V. (eingetragener Verein)

• Vereinsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)

• Satzung mit Angabe des vertretungsberechtigten Vorstands

• Ausweis des Vorstands / beauftragten Mitglieds

Stiftung des Privatrechts

• Anerkennungsurkunde der Stiftung

• Satzung / Stiftungsstatut

• Legitimation des vertretungsberechtigten Vorstands

Genossenschaft

• Genossenschaftsregisterauszug

• Satzung

• Vertretungsnachweis (z. B. Vorstandsbeschluss)

Juristische Personen des öffentlichen Rechts

Hinweis: Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind Organisationen, die auf gesetzlicher Grundlage errichtet wurden und im öffentlichen Interesse handeln. Sie verfügen über eine eigene Rechtspersönlichkeit und unterliegen dem öffentlichen Recht.

Gebietskörperschaften (z. B. Städte, Gemeinden, Kommunen, Landkreise)

• Offizielles Schreiben auf Briefpapier der Verwaltung mit Dienstsiegel

• Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person (z. B. Bürgermeister, Amtsleiter)

• Nachweis der Vertretungsbefugnis, falls die Person nicht eindeutig zuordenbar ist (z. B. Organigramm, Funktionsbeschreibung)

• Ggf. Verweis auf die gesetzliche Grundlage (z. B. Gemeindeordnung des jeweiligen Bundeslands)

Körperschaften (z. B. IHK, Kammern, Kirchen, Universitäten)

• Rechtsgrundlage bzw. Satzung

• Dienstsiegel und Unterschrift autorisierter Stelle

• Nachweis der Zuständigkeit (z. B. Organigramm, Zuordnungsplan)

Anstalten (z. B. Rundfunkanstalten)

• Gesetzliche Grundlage / Satzung

• Schreiben mit Dienstsiegel oder qualifizierter Signatur

Stiftungen öffentlichen Rechts

• Errichtungsurkunde / Stiftungsstatut

• Nachweis der Organstellung der vertretenden Person

Zusätzliche Hinweise zur Beauftragung durch Dritte

• Bei Beauftragung durch Dritte: Vollmacht im Original oder als beglaubigte Kopie erforderlich

• Bei digitaler Kommunikation: qualifizierte elektronische Signatur (QES) empfohlen

• Bei Unklarheiten ist eine Rückverifikation (z. B. Rückruf unter bekannter Rufnummer oder Bestätigung durch die Zentrale) ratsam

Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de – Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Handelsgesetzbuch (HGB), Vereinsrecht

Allgemeine technische Richtlinien BSI

Identspezifische Richtlinien BSI