Diese Checkliste dient der Prüfung, welche Nachweise erforderlich sind, wenn natürliche oder juristische Personen Änderungen an sensiblen Daten beauftragen möchten. Sie unterstützt bei der korrekten Identifikation und Legitimation – z. B. im Rahmen von Kundenanfragen, Datenkorrekturen oder Vertragsübernahmen.
⚠ Achtung: Bei Natürlichen Personen erfolgt der Nachweis über eine nachträgliche Legitimierung in De-Mail oder in Person in Berlin oder Bad Salzdetfurth vor Ort. Juristische Personen müssen den Nachweis, das der Ansprechpartner in der Juristischen Entität beschäftigt ist, bei Antrag auf Änderungen bereits mitschicken. Zusätzlich benötigen wir vom Ansprechpartner die selben Nachweise wie für jede Privatperson. Grundsätzlich benötigen wir für Änderungen am De-Mail Konto immer: Kennwort und Benutzername!
INHALTSVERZEICHNIS
Grundsätzlich benötigen wir immer: Kennwort und Benutzername!
Identitäts- und Berechtigungsnachweise: Anforderungen und Verfahren-Bitte klicken
Nach den Vorgaben der Datenschutzbestimmungen und des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) ist es notwendig, die Identität der berechtigten Ansprechpartner nachzuweisen, um Betrug und Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit von Transaktionen zu gewährleisten.
Daher benötigen wir immer einen persönlichen Ansprechpartner, der sich ausweisen kann, also eine Privatperson oder eine bevollmächtigte Person, die einen Personalausweis oder ein anderes gültiges Ausweisdokument vorlegen kann.
Am besten einen Personalausweis mit nPA, weil das unkompliziert und von zu Hause aus möglich ist. Ansonsten ist nur die persönliche Identifizierung direkt vor Ort in Berlin möglich.
Juristische Personen müssen zusätzlich auch die Existenz und Rechtmäßigkeit des Unternehmens nachweisen, wie zum Beispiel durch einen Handelsregisterauszug. Welche Nachweise für die jeweilige juristische Person möglich sind, wird in der folgenden Liste beispielhaft erläutert. Weitere Informationen finden Sie auf den verlinkten Seiten des BSI.
In einigen Fällen, wie bei Behörden oder größeren Unternehmen, wird zusätzlich zum Beispiel ein Organigramm benötigt, um die interne Struktur und die Berechtigung des Ansprechpartners zu überprüfen. Dies stellt sicher, dass der Ansprechpartner auch tatsächlich befugt ist, im Namen des Unternehmens zu handeln.
Eine Vollmacht wird benötigt, wenn der Ansprechpartner nicht ausdrücklich als autorisierte Person im Organigramm oder durch den Handelsregisterauszug identifiziert werden kann und daher eine separate Bestätigung der Befugnis zur Vertretung des Unternehmens erforderlich ist.
So zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter aus der IT vom Leiter oder Vorgesetzten zur Handlung bevollmächtigt wird.
Bitte beachten Sie, dass alle Unterlagen, Formulare und Anfragen nur bearbeitet werden dürfen, wenn der Nachweis vollständig und rechtsgültig erbracht wurde. Das Übersenden der notwendigen Unterlagen kann per Post oder in Sonderfällen direkt über das De-Mail-Konto erfolgen, wenn es zum Versand eingerichtet ist und eine Änderung beauftragt werden soll.
Näheres dazu entnehmen Sie bitte den Richtlinien des BSI.
Wenn der Initiale Nachweis ordnungsgemäß erbracht wurde, bekommen Sie zusätzlich ein Kundenkennwort.
Wenn dann später Änderungen vorgenommen werden müssen, können Sie uns diese mit dem korrekt ausgefüllten und unterschriebenen Formular einreichen, und durch eine Authentifizierung mittels des Kundenkennworts berechtigen.
Die Kosten dafür entnehmen Sie bitte der Preisliste auf der Portalseite, oder Ihrem Vertrag.
Natürliche Personen (Privatpersonen & Selbstständige)
• Die Legitimierung kann ausschließlich über einen persönlichen Termin vor Ort oder das nPA Verfahren erfolgen.
• Die Legitimierung kann ausschließlich über einen persönlichen Termin vor Ort oder das nPA Verfahren erfolgen.
Gegebenenfalls:• Gewerbeanmeldung (bei Gewerbetreibenden)
• Alternativ: Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit (z. B. Kammerausweis, Steuerbescheid)
• Optional: USt-ID oder Betriebsnummer zur Identifikation
• Die Legitimierung kann ausschließlich über einen persönlichen Termin vor Ort oder das nPA Verfahren erfolgen.
Hinweis: Selbstständige gelten rechtlich als natürliche Personen, nicht als juristische Personen. Ausnahme: eingetragene Kaufleute (e.K.), siehe juristische Personen.
Juristische Personen des Privatrechts
Hinweis: Juristische Personen des Privatrechts sind eigenständige Organisationen, zum Beispiel Unternehmen oder Vereine, die rechtlich selbst handeln können. Vertreten werden sie durch dafür bestimmte Personen – wie etwa einen Geschäftsführer oder Vorstand.
ACHTUNG: Wir benötigen immer eine natürliche Person, die sich ausweisen kann, vorzugsweise per nPA, da ansonsten diese Person sich persönlich im Standort ausweisen muss!
GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
• Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
• Personalausweis der Geschäftsführung
• ggf. Vollmacht bei Vertretung durch Dritte
AG (Aktiengesellschaft)
• Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
• Nachweis der Vertretungsberechtigung (z. B. Vorstandsbeschluss)
• Ausweis vertretungsberechtigter Personen
e. V. (eingetragener Verein)
• Vereinsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
• Satzung mit Angabe des vertretungsberechtigten Vorstands
• Ausweis des Vorstands / beauftragten Mitglieds
Stiftung des Privatrechts
• Anerkennungsurkunde der Stiftung
• Satzung / Stiftungsstatut
• Legitimation des vertretungsberechtigten Vorstands
Genossenschaft
• Genossenschaftsregisterauszug
• Satzung
• Vertretungsnachweis (z. B. Vorstandsbeschluss)
Juristische Personen des öffentlichen Rechts
Hinweis: Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind Organisationen, die auf gesetzlicher Grundlage errichtet wurden und im öffentlichen Interesse handeln. Sie verfügen über eine eigene Rechtspersönlichkeit und unterliegen dem öffentlichen Recht.
ACHTUNG: Wir benötigen immer eine natürliche Person, die sich ausweisen kann, vorzugsweise per nPA, da ansonsten diese Person sich persönlich im Standort ausweisen muss!
Gebietskörperschaften (z. B. Städte, Gemeinden, Kommunen, Landkreise)
• Offizielles Schreiben auf Briefpapier der Verwaltung mit Dienstsiegel
• Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person (z. B. Bürgermeister, Amtsleiter)
• Nachweis der Vertretungsbefugnis, falls die Person nicht eindeutig zuordenbar ist (z. B. Organigramm, Funktionsbeschreibung)
• Ggf. Verweis auf die gesetzliche Grundlage (z. B. Gemeindeordnung des jeweiligen Bundeslands)
Körperschaften (z. B. IHK, Kammern, Kirchen, Universitäten)
• Rechtsgrundlage bzw. Satzung
• Dienstsiegel und Unterschrift autorisierter Stelle
• Nachweis der Zuständigkeit (z. B. Organigramm, Zuordnungsplan)
Anstalten (z. B. Rundfunkanstalten)
• Gesetzliche Grundlage / Satzung
• Schreiben mit Dienstsiegel oder qualifizierter Signatur
Stiftungen öffentlichen Rechts
• Errichtungsurkunde / Stiftungsstatut
• Nachweis der Organstellung der vertretenden Person
Zusätzliche Hinweise zur Beauftragung durch Dritte
• Bei Beauftragung durch Dritte: Vollmacht im Original oder als beglaubigte Kopie erforderlich
• Bei digitaler Kommunikation: qualifizierte elektronische Signatur (QES) empfohlen
• Bei Unklarheiten ist eine Rückverifikation (z. B. Rückruf unter bekannter Rufnummer oder Bestätigung durch die Zentrale) ratsam
Allgemeine technische Richtlinien BSI
Identspezifische Richtlinien BSI