Diese Checkliste dient der Prüfung, welche Nachweise erforderlich sind, wenn natürliche oder juristische Personen Änderungen an sensiblen Daten beauftragen möchten. Sie unterstützt bei der korrekten Identifikation und Legitimation – z. B. im Rahmen von Kundenanfragen, Datenkorrekturen oder Vertragsübernahmen.
⚠ Achtung: Bei Natürlichen Personen erfolgt der Nachweis über eine nachträgliche Legitimierung in De-Mail oder in Person in Berlin oder Bad Salzdetfurth vor Ort. Juristische Personen müssen den Nachweis, das der Ansprechpartner in der Juristischen Entität beschäftigt ist, bei Antrag auf Änderungen bereits mitschicken. Zusätzlich benötigen wir vom Ansprechpartner die selben Nachweise wie für jede Privatperson. Grundsätzlich benötigen wir für Änderungen am De-Mail Konto immer: Kennwort und Benutzername!
INHALTSVERZEICHNIS
- Natürliche Personen (Privatpersonen & Selbstständige)
- Juristische Personen des Privatrechts
- Juristische Personen des öffentlichen Rechts
- Zusätzliche Hinweise zur Beauftragung durch Dritte
Grundsätzlich benötigen wir immer: Kennwort und Benutzername!
Natürliche Personen (Privatpersonen & Selbstständige)
Hinweis: Natürliche Personen sind einzelne Menschen – z. B. Privatpersonen oder selbstständige Einzelunternehmer. Sie handeln im eigenen Namen und sind persönlich identifizierbar.
Privatperson
• Gültiger Personalausweis oder EU-Reisepass + aktuelle Meldebescheinigung
• Die Legitimierung kann ausschließlich über einen persönlichen Termin vor Ort oder das nPA Verfahren erfolgen.
Selbstständige / Einzelunternehmer
• Gültiger Personalausweis oder Reisepass
• Die Legitimierung kann ausschließlich über einen persönlichen Termin vor Ort oder das nPA Verfahren erfolgen.
Gegebenenfalls:
• Gewerbeanmeldung (bei Gewerbetreibenden)
• Alternativ: Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit (z. B. Kammerausweis, Steuerbescheid)
• Optional: USt-ID oder Betriebsnummer zur Identifikation
• Die Legitimierung kann ausschließlich über einen persönlichen Termin vor Ort oder das nPA Verfahren erfolgen.
Hinweis: Selbstständige gelten rechtlich als natürliche Personen, nicht als juristische Personen. Ausnahme: eingetragene Kaufleute (e.K.), siehe juristische Personen.
Juristische Personen des Privatrechts
Hinweis: Juristische Personen des Privatrechts sind eigenständige Organisationen, zum Beispiel Unternehmen oder Vereine, die rechtlich selbst handeln können. Vertreten werden sie durch dafür bestimmte Personen – wie etwa einen Geschäftsführer oder Vorstand.
ACHTUNG: Wir benötigen immer eine natürliche Person, die sich ausweisen kann, vorzugsweise per nPA, da ansonsten diese Person sich persönlich im Standort ausweisen muss!
GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
• Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
• Personalausweis der Geschäftsführung
• ggf. Vollmacht bei Vertretung durch Dritte
AG (Aktiengesellschaft)
• Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
• Nachweis der Vertretungsberechtigung (z. B. Vorstandsbeschluss)
• Ausweis vertretungsberechtigter Personen
e. V. (eingetragener Verein)
• Vereinsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
• Satzung mit Angabe des vertretungsberechtigten Vorstands
• Ausweis des Vorstands / beauftragten Mitglieds
Stiftung des Privatrechts
• Anerkennungsurkunde der Stiftung
• Satzung / Stiftungsstatut
• Legitimation des vertretungsberechtigten Vorstands
Genossenschaft
• Genossenschaftsregisterauszug
• Satzung
• Vertretungsnachweis (z. B. Vorstandsbeschluss)
Juristische Personen des öffentlichen Rechts
Hinweis: Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind Organisationen, die auf gesetzlicher Grundlage errichtet wurden und im öffentlichen Interesse handeln. Sie verfügen über eine eigene Rechtspersönlichkeit und unterliegen dem öffentlichen Recht.
ACHTUNG: Wir benötigen immer eine natürliche Person, die sich ausweisen kann, vorzugsweise per nPA, da ansonsten diese Person sich persönlich im Standort ausweisen muss!
Gebietskörperschaften (z. B. Städte, Gemeinden, Kommunen, Landkreise)
• Offizielles Schreiben auf Briefpapier der Verwaltung mit Dienstsiegel
• Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person (z. B. Bürgermeister, Amtsleiter)
• Nachweis der Vertretungsbefugnis, falls die Person nicht eindeutig zuordenbar ist (z. B. Organigramm, Funktionsbeschreibung)
• Ggf. Verweis auf die gesetzliche Grundlage (z. B. Gemeindeordnung des jeweiligen Bundeslands)
Körperschaften (z. B. IHK, Kammern, Kirchen, Universitäten)
• Rechtsgrundlage bzw. Satzung
• Dienstsiegel und Unterschrift autorisierter Stelle
• Nachweis der Zuständigkeit (z. B. Organigramm, Zuordnungsplan)
Anstalten (z. B. Rundfunkanstalten)
• Gesetzliche Grundlage / Satzung
• Schreiben mit Dienstsiegel oder qualifizierter Signatur
Stiftungen öffentlichen Rechts
• Errichtungsurkunde / Stiftungsstatut
• Nachweis der Organstellung der vertretenden Person
Zusätzliche Hinweise zur Beauftragung durch Dritte
• Bei Beauftragung durch Dritte: Vollmacht im Original oder als beglaubigte Kopie erforderlich
• Bei digitaler Kommunikation: qualifizierte elektronische Signatur (QES) empfohlen
• Bei Unklarheiten ist eine Rückverifikation (z. B. Rückruf unter bekannter Rufnummer oder Bestätigung durch die Zentrale) ratsam
Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de – Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Handelsgesetzbuch (HGB), Vereinsrecht
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